Office manager
Définir précisément les missions de l’Office Manager est souvent un défi. Par exemple, France Domaine associe cette fonction au Code ROME de l’assistanat de direction.
Pourtant, cette dimension d’assistanat de direction ne représente que la partie visible de l’iceberg. Une grande partie des responsabilités de l’Office Manager reste méconnue, même par leurs propres collèges ou leur manager.
Un rôle pivot entre deux fonctions clés :
Pour Facility Talents, l’Office Manager est à la croisée des chemins entre l’assistant(e) de direction et le responsable de l’environnement de travail. Véritable “pierre angulaire” des PME, associations, cabinets d’avocats ou de comptables, il/elle incarne un pivot essentiel au bon fonctionnement de toute organisation.
Portrait chinois de l'Office Manager :
Si nous devions son rôle sous forme de portrait chinois il/elle serait :
- Un animal : un caméléon, capable de s’adapter à toutes les situations.
- Un objet : un couteau suisse, polyvalent et multifonction.
- Un super-héros : Superman ou Superwoman, prêt(e) à secourir tout le monde grâce à des compétences hors normes.
- Un sportif : un skipper, naviguant avec son équipe contre vents et marées pour mener le bateau à bon port.
- Une émotion : le sang-froid, pour garder calme et maîtrise en toutes circonstances.
- Une fleur : une rose rouge, passionnée et dévouée à son métier, avec des épines pour se protéger lorsque nécessaire.
Un rôle aux multiples missions :
Les offices Managers jouent un rôle transversal qui s’articule autour de plusieurs missions essentielles :
- Assister la direction (gestion d’agenda, déplacements, plannings, etc.).
- Accueillir visiteurs et nouveaux collaborateurs.
- Gérer les opérations administratives.
- Organiser des événements (réunions, séminaires, colloques…).
- Faire le lien entre la direction et les interlocuteurs internes.
- Piloter les relations avec les prestataires/fournisseurs (contrats, commandes, suivi…).
- Participer aux projets transverses.
- Rédiger des rapports et assurer le reporting.
- Élaborer et suivre les budgets.
Des parcours variés pour une même vocation :
Comme leurs homologues des services généraux, les Offices Managers viennent d’horizons divers. Certains ont suivi des formations dédiées, comme le BTS GPME (Gestion de la PME) tandis que d’autres ont évolué grâce à des promotions internes ou lors de création de poste.